Per dag of real-time uren registreren en koppelen aan externe en interne projecten; reiskosten en andere onkosten declareren en verwerken in de projectkosten
Uren kunnen de hele dag direct worden geregistreerd met behulp van een timer, of aan het eind van de werkdag. De uren worden geboekt op projecten voor klanten of als interne werkzaamheden. Werknemers die in de loop van de week aan dezelfde projecten werken, kunnen de vorige dag als sjabloon gebruiken. Urenregistratie is ook mogelijk in de agendaweergave op basis van activiteiten en gebeurtenissen.
Werknemers kunnen de tijdverdeling over verschillende projecten volgen en hun flexuren (vrije tijd voor overwerk), declarabiliteit en productiviteit weergeven. Het systeem geeft een waarschuwing voor dagen die u niet hebt aangemerkt als gereed.
Leidinggevenden kunnen de urenregistraties van hun medewerkers bekijken en goedkeuren. Met behulp van toegangsrechten kunnen zij ook de mogelijkheid krijgen om de invoer te bewerken en zelfs nieuwe uren in te voeren.
ReiskostenvergoedingBij de urenregistratie kunnen ook reiskosten worden ingevoerd. Toepasselijke dagvergoedingen en andere reiskosten zijn van invloed op de financiële resultaten (kosten, marge) van het project en worden gefactureerd volgens de projectprijslijst.
Reiskosten kunnen worden samengebracht in een vergoedingsdocument. In dat document kunnen alle (declareerbare en niet declareerbare) kosten worden opgenomen die zijn betaald met een bedrijfscreditcard, voor verschillende projecten. Het is verder mogelijk om betalingsbewijzen te uploaden.
Voor elke goedgekeurde vergoeding krijgen werknemers een melding per e-mail. Ten behoeve van de salarisadministratie kunnen alle reiskostengegevens worden gedownload als Excel-bestand.
In overzichtsrapporten worden de gewerkte uren en afwezigheidsuren (zoals vakanties) van individuele werknemers in een bepaalde periode weergegeven. Deze rapporten zijn te bekijken als lijsten en als tabellen. Ze kunnen ook worden gedownload naar Excel, bijvoorbeeld voor gebruik in de salarisadministratie.
U kunt vooraf de categorieën overuren definiëren die als opties beschikbaar zijn voor urenregistratie en facturering.
Alle ingevoerde uren kunnen ter goedkeuring worden voorgelegd. De goedkeuring wordt ofwel verleend door een projectmanager, voor alle uren die op zijn of haar project zijn geboekt, of door een leidinggevende. Nadat de uren zijn goedgekeurd, worden ze vergrendeld en beschikbaar gesteld voor facturering.
Om een nauwkeurige en betrouwbare urenregistratie te waarborgen, kan de registratieperiode worden afgesloten op dag-, week- of maandbasis. Zo weet u zeker dat geen uren in het verleden worden geregistreerd, met name voor perioden die al zijn gefactureerd of zijn overgedragen aan de salarisadministratie.
